Dziennik budowy to jeden z tych dokumentów, które większość inwestorów traktuje jako formalność — dopóki czegoś nie brakuje w środku.
Brak wpisu o odbiorze fundamentów może uniemożliwić udzielenie pozwolenia na użytkowanie. Brak regularnych wpisów kierownika może skutkować wstrzymaniem robót przez nadzór budowlany. Pominięcie wpisu o zmianie projektu naraża na uznanie przeróbki za samowolę budowlaną.
Ten artykuł wyjaśnia dokładnie co musi być w dzienniku budowy w 2026 roku, kto to wpisuje i jakie są konsekwencje braków.
Definicja prawna — art. 45 Prawa budowlanego
Podstawa prawna dziennika budowy to art. 45 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz.U. z 2024 r. poz. 725 ze zm.):
“Dziennik budowy stanowi urzędowy dokument przebiegu robót budowlanych oraz zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku wykonywania tych robót, mający znaczenie przy ocenie technicznej prawidłowości wykonywania budowy lub rozbiórki.”
Kluczowe cechy wynikające z definicji:
- Urzędowy dokument — nie prywatna notatka, lecz dokument z mocą prawną
- Chronologiczny — wpisy muszą odzwierciedlać rzeczywistą kolejność zdarzeń
- Nie można cofać ani modyfikować — każda zmiana wymaga odrębnego wpisu z datą
- Ocena technicznej prawidłowości — jest podstawowym dowodem w sprawach usterek, samowoli i sporów z wykonawcami
Obowiązek prowadzenia dziennika budowy dotyczy każdej budowy wymagającej pozwolenia na budowę. Budowy na zgłoszenie (domy do 70 m²) formalnie nie muszą prowadzić dziennika w tej formie, choć w praktyce często jest stosowany.
Kto wpisuje do dziennika budowy
Osoby z ustawowym obowiązkiem wpisu
| Uczestnik | Obowiązek | Kiedy wpisuje |
|---|---|---|
| Kierownik budowy | Tak — art. 22 | Każdy dzień z robotami + odbiory + zdarzenia |
| Inspektor nadzoru inwestorskiego | Tak — art. 26 | Każda wizyta na budowie |
| Projektant | Tak — art. 20 | Każda wizyta autorska + zatwierdzenie zmian |
| Organ nadzoru budowlanego | Tak — art. 83 | Każda kontrola urzędowa |
Osoby z prawem (ale bez obowiązku) wpisu
- Inwestor — może wnosić uwagi, zastrzeżenia, wnioski
- Geodeta uprawniony — dokumentuje czynności geodezyjne
- Laboratoria badawcze — wyniki badań materiałów (betonu, zagęszczenia)
Ważna zasada: jeden wpis — jeden dzień
Każdy wpis musi zawierać datę. Nie można antydatować — retroaktywne uzupełnienie dziennika jest traktowane jako fałszowanie dokumentu urzędowego. Jeśli kierownik był na budowie i zapomniał wpisać — jego jedyną opcją jest wpis z aktualną datą informujący o robotach z poprzednich dni.
E-dziennik budowy (e-DB) w 2026
Nowelizacja Prawa budowlanego z 2023 roku wprowadza obowiązek e-Dziennika Budowy.
Kto musi korzystać z e-DB?
- Inwestorzy, którzy otrzymali decyzję o pozwoleniu na budowę po 1 stycznia 2025
- Inwestorzy realizujący budowę na zgłoszenie po 1 stycznia 2025 (jeśli dobrowolnie prowadzą dziennik)
Kto może kontynuować papierowy dziennik?
- Budowy z pozwoleniami sprzed 1 stycznia 2025, które nie zakończyły się do tej daty
Jak działa e-DB?
System e-budownictwo.gunb.gov.pl (portal GUNB):
- Inwestor zakłada konto i rejestruje inwestycję
- Inwestor przydziela role: kierownik budowy, inspektor nadzoru, projektant
- Każda ze stron loguje się przez Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany
- Wpisy są podpisywane elektronicznie — niemożliwe do edycji po podpisaniu
- Organ nadzoru budowlanego ma wgląd do e-DB bez wizyty na budowie
Zaletą e-DB: Organy nadzoru budowlanego mogą kontrolować postęp i prawidłowość wpisów bez wizyty na placu — co przyspiesza proces zawiadomienia o zakończeniu budowy.
12 obowiązkowych elementów wpisu kierownika budowy
Prawo budowlane nie wymienia literalnie 12 elementów, ale z rozporządzenia w sprawie dziennika budowy (Dz.U. 2023 poz. 2348) i orzecznictwa PINB wynika, że kompletny wpis kierownika powinien zawierać:
- Data wpisu (dd.mm.rrrr)
- Imię, nazwisko i numer uprawnień budowlanych kierownika dokonującego wpisu
- Zakres robót wykonanych w danym dniu — konkretnie: “Murowanie ściany działowej pom. 1.01, bloczki YTONG PP2/0,4, 1. piętro”
- Zastosowane materiały z parametrami — klasa betonu, typ bloczków, producent
- Liczba pracowników na budowie (lub brak pracowników z adnotacją o przerwie)
- Warunki atmosferyczne — temperatura, opady (istotne dla robót betonowych i murarskich)
- Wyniki badań i prób — zagęszczenie gruntu, próbki betonu, badania izolacji
- Odbiory częściowe — potwierdzenie zgodności etapu z projektem
- Informacje o przerwach technologicznych — powód i planowany czas trwania
- Zmiany w stosunku do projektu — opis zmiany z powołaniem na rysunek projektowy
- Uwagi o stanie bezpieczeństwa — zdarzenia BHP, braki w zabezpieczeniu
- Podpis kierownika budowy
Wzór wpisu kierownika budowy
Data: 15.03.2026
Kierownik budowy: Jan Kowalski, nr uprawnień: MAZ/0123/PWOK/26
Zakres robót: Zalewanie ław fundamentowych, sekcja A (oś 1-5),
beton C20/25 XC2, dostawa MIX-BETON Warszawa,
objętość: 8,4 m³, godz. 07:30–14:00.
Materiały: Beton C20/25 XC2, WL 0,50,
certyfikat nr MB/2026/0315, pobrana próbka betonowa nr KB-03/2026
(przekazana do laboratorium Betontec).
Pracownicy: 4 osoby (operator pompy + 3 robotników)
Warunki: temperatura +12°C, zachmurzenie, brak opadów
Badania: Pobrano 3 próbki betonowe do badań wytrzymałości.
Wyniki za 28 dni: oczekiwane.
Odbiory: Odbiór zbrojenia ław przed zalaniem — pozytywny.
Inspektor nadzoru Jan Wiśniewski potwierdził zgodność zbrojenia
z projektem (rys. K-03) — wpis nr 14/2026.
Podpis: [podpis] Jan KowalskiKary za brak lub nieprawidłowe prowadzenie dziennika
| Naruszenie | Podstawa prawna | Konsekwencja |
|---|---|---|
| Nieudostępnienie dziennika organowi kontrolującemu | Art. 93 pkt 8 | Kara grzywny do 5 000 PLN |
| Prowadzenie robót bez dziennika budowy | Art. 93 pkt 3 | Wstrzymanie robót przez PINB |
| Brak wymaganego wpisu (np. odbioru zbrojenia) | Art. 83 | Nakaz uzupełnienia + kontrola |
| Fałszowanie wpisów (antydatowanie) | Art. 271 KK | Odpowiedzialność karna |
| Brak wpisu inspektora z wizyty | Art. 26 | Naruszenie zawodowe kierownika |
Najpoważniejsza konsekwencja praktyczna: brak wpisów w dzienniku może uniemożliwić złożenie skutecznego zawiadomienia o zakończeniu budowy, a tym samym uniemożliwić udzielenie pozwolenia na użytkowanie. Urząd może nakazać rozbiórkę elementów, których poprawność wykonania nie jest udokumentowana.
E-dziennik vs dziennik papierowy — porównanie
| Kryterium | Dziennik papierowy | E-Dziennik Budowy (e-DB) |
|---|---|---|
| Dostępność na budowie | Fizyczna obecność wymagana | Online — z każdego urządzenia |
| Ryzyko zagubienia | Tak — jeden egzemplarz | Brak — kopia w chmurze |
| Wgląd dla organów | Podczas kontroli fizycznej | Zdalnie w każdej chwili |
| Weryfikacja autentyczności | Podpis odręczny + pieczęć | Podpis kwalifikowany / Profil Zaufany |
| Możliwość korekty | Przekreślenie + wpis | Korekta jako nowy wpis z odesłaniem |
| Koszt | 30–80 PLN (druk) | Bezpłatny |
| Obowiązek od | Przed 2025 | Pozwolenia od 01.01.2025 |
Najczęstsze błędy inwestorów w prowadzeniu dziennika budowy
Błąd 1: Dziennik leży w biurze kierownika, nie na budowie
Dziennik budowy musi być dostępny na terenie budowy przez cały czas trwania robót (art. 46 pkt 5 PB). Organ nadzoru podczas kontroli musi mieć natychmiastowy dostęp — brak dziennika na placu to podstawa do mandatu.
Błąd 2: Kierownik wpisuje raz na miesiąc “Postęp robót zgodny z harmonogramem”
Taki wpis nie spełnia wymagań — nie dokumentuje faktycznie wykonanych robót, zastosowanych materiałów ani wyników badań. PINB może uznać taki dziennik za niekompletny.
Błąd 3: Brak wpisu o odbiorach zbrojenia przed zalaniem betonową
Odbiór zbrojenia to jeden z najważniejszych wpisów w całej budowie. Gdy zbrojenie zostanie zakryte bez wpisu o odbiorze — PINB może nakazać rozkucie betonu dla potwierdzenia zgodności. To koszt 15 000–40 000 PLN.
Błąd 4: Inwestor samodzielnie wpisuje zmiany projektowe
Tylko osoby z uprawnieniami budowlanymi mogą dokonywać wpisów merytorycznych. Wpis inwestora o zmianie projektu jest nieważny prawnie — nie zastępuje wpisu kierownika lub projektanta.
Podsumowanie — co sprawdzić natychmiast
Jeśli Twoja budowa jest w toku, zweryfikuj trzy rzeczy:
-
Czy dziennik jest na budowie (papier) lub czy kierownik ma aktywny dostęp do e-DB?
-
Czy wpisy są regularne — co najmniej raz na tydzień przy aktywnych robotach?
-
Czy odbiory etapów (fundamenty, zbrojenie, instalacje przed zakryciem) mają wpisy?
Jeśli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań jest nie — skontaktuj się z kierownikiem budowy lub koordynatorem budowy zanim organ nadzoru to zrobi za Ciebie.
Następny krok: dowiedz się czym różni się kierownik budowy od inwestora zastępczego i kto naprawdę chroni Twój interes na budowie.
Artykuł przygotowany przez Pawła Wójtowicza — koordynatora budowy z 12-letnim doświadczeniem w aglomeracji warszawskiej. Stan prawny: Prawo budowlane — tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 725.
Jak prawidłowo prowadzić dziennik budowy — krok po kroku
-
Odbierz dziennik ze starostwa lub aktywuj e-DB
Po uprawomocnieniu decyzji o pozwoleniu na budowę zgłoś się do starostwa powiatowego po wydanie dziennika (budowy z pozwoleniami sprzed 2025) lub aktywuj e-DB na e-budownictwo.gunb.gov.pl. Zaloguj się przez profil zaufany, stwórz inwestycję i przydziel dostęp kierownikowi budowy, inspektorowi i projektantowi.
-
Ustanów kierownika budowy i dokonaj wpisu otwierającego
Przed pierwszą kopią łopaty: ustanów kierownika budowy i dopilnuj, by dokonał wpisu otwierającego. Wpis musi zawierać: datę objęcia funkcji, numer uprawnień budowlanych, własnoręczny (lub kwalifikowany elektroniczny) podpis, oświadczenie o przejęciu odpowiedzialności za prowadzenie budowy.
-
Przechowuj dziennik na budowie (lub zapewnij dostęp do e-DB)
Papierowy dziennik musi być dostępny na terenie budowy przez cały czas trwania robót — do wglądu przez organy nadzoru budowlanego w każdej chwili. E-DB: zapewnij kierownikowi budowy stały dostęp do systemu. W obu przypadkach: brak dostępu do dziennika podczas kontroli = mandat.
-
Kontroluj regularność wpisów kierownika
Raz w tygodniu sprawdzaj, czy kierownik dokonał wpisów za miniony tydzień. W e-DB możesz to zweryfikować samodzielnie logując się jako inwestor. W papierze: poproś o skan lub zdjęcie aktualnej strony. Luka w wpisach > 7 dni przy aktywnej budowie to sygnał alarmowy.
-
Dopilnuj wpisów inspektora nadzoru
Po każdej wizycie inspektora nadzoru na budowie — sprawdź, czy dokonał wpisu w dzienniku. Inspektor bez wpisu = inspektor który nie był lub którego wizyta nie liczy się prawnie. To Twój interes jako inwestora.
-
Dokumentuj zmiany projektu natychmiast
Każda zmiana projektu musi być udokumentowana wpisem w dzienniku zanim roboty zostaną wykonane. Zmiany nieistotne: kierownik budowy wpisuje zakres zmiany i powód. Zmiany istotne: projektant wpisuje zakres zmiany po sporządzeniu projektu zamiennego. Nigdy nie wprowadzaj zmian bez wcześniejszego wpisu.
-
Przeprowadź odbiory etapów z wpisem
Każdy odbiór etapu (fundamenty, stan surowy, instalacje przed zakryciem) musi mieć wpis w dzienniku budowy podpisany przez kierownika i inspektora. Wpis odbioru to Twoja ochrona: jeśli wykonawca zażąda zapłaty za etap bez wpisu o odbiorze — masz podstawę do wstrzymania płatności.
-
Zamknij dziennik i złóż z dokumentacją powykonawczą
Po zakończeniu robót: kierownik budowy dokonuje wpisu końcowego (data zakończenia, zgodność z projektem, kompletność dokumentacji). Dziennik wraz z dokumentacją powykonawczą dołączasz do zawiadomienia o zakończeniu budowy do PINB lub wniosku o pozwolenie na użytkowanie.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest dziennik budowy i jaka jest jego podstawa prawna?
Dziennik budowy to urzędowy dokument budowy, który rejestruje chronologiczny przebieg robót. Podstawa prawna: ustawa Prawo budowlane art. 45 ust. 1: 'Dziennik budowy stanowi urzędowy dokument przebiegu robót budowlanych oraz zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku wykonywania tych robót, mający znaczenie przy ocenie technicznej prawidłowości wykonywania budowy lub rozbiórki.' Obowiązek prowadzenia dotyczy każdej budowy wymagającej pozwolenia na budowę.
Kto wydaje dziennik budowy?
Organ administracji architektoniczno-budowlanej (starostwo powiatowe lub urząd miasta w miastach na prawach powiatu), który wydał pozwolenie na budowę. Odbierasz go po udzieleniu pozwolenia i przed faktycznym rozpoczęciem robót. W 2025–2026 nowe budowy (pozwolenia od 1.01.2025) korzystają z e-Dziennika Budowy przez portal GUNB.
Czy w 2026 roku obowiązuje e-dziennik budowy?
Tak. Dla budów, które otrzymały decyzję o pozwoleniu na budowę od 1 stycznia 2025 roku, obowiązkowy jest elektroniczny Dziennik Budowy (e-DB) prowadzony w systemie Cyfrowy Urząd GUNB (e-budownictwo.gunb.gov.pl). Budowy z pozwoleniami sprzed 1.01.2025 mogą kontynuować papierowy dziennik do zakończenia budowy lub przejść na e-DB dobrowolnie.
Kto ma obowiązek dokonywania wpisów do dziennika budowy?
Wpisy obowiązkowo dokonuje: (1) Kierownik budowy — codziennie lub przy każdym istotnym zdarzeniu. (2) Inspektor nadzoru inwestorskiego — przy każdej wizycie na budowie. (3) Projektant (lub jego przedstawiciel) — przy wizytach autorskich i zmianach projektowych. (4) Organy nadzoru budowlanego — podczas kontroli. Inwestor nie ma ustawowego obowiązku wpisu, ale może go dokonywać.
Co grozi za brak dziennika budowy lub wadliwe prowadzenie?
Sankcje z Prawa budowlanego: (1) Kara grzywny za nieudostępnienie dziennika budowy organowi kontrolującemu — do 5 000 PLN. (2) Nakaz wstrzymania robót budowlanych przez nadzór budowlany. (3) Ryzyko zakwalifikowania budowy jako samowoli budowlanej jeśli brak dokumentacji uniemożliwia potwierdzenie zgodności z pozwoleniem. (4) Odmowa zawiadomienia o zakończeniu budowy i udzielenia pozwolenia na użytkowanie.
Jak często kierownik budowy musi wpisywać do dziennika?
Prawo budowlane nie określa dokładnej częstotliwości, ale wymaga wpisów 'z zachowaniem porządku chronologicznego'. W praktyce: kierownik budowy powinien wpisywać każdego dnia, gdy prowadzone są roboty. Akceptowane jest dziennikowanie etapami (po każdym etapie robót), ale luki dłuższe niż 2 tygodnie przy aktywnej budowie są traktowane jako nieprawidłowości.
Czy inwestor może samodzielnie odebrać i prowadzić dziennik budowy?
Inwestor odbiera dziennik ze starostwa i przechowuje go na budowie (lub administruje dostępem do e-DB). Nie może jednak sam dokonywać wpisów technicznych — to uprawnienie należy do osób z uprawnieniami budowlanymi (kierownik budowy, inspektor, projektant). Inwestor może dołączać oświadczenia i wnioski, ale wpis merytoryczny o postępie robót wymaga uprawnień.
Co to jest elektroniczny dziennik budowy i jak działa?
E-Dziennik Budowy (e-DB) to cyfrowy odpowiednik papierowego dziennika, prowadzony w systemie e-budownictwo.gunb.gov.pl. Każda strona jest podpisywana elektronicznie przez uprawnionych uczestników procesu budowlanego. Dostęp: inwestor zarządza kontem, przydziela dostęp kierownikowi budowy, inspektorowi i projektantowi. Wpisy są chronologicznie zabezpieczone i niemożliwe do edycji po podpisaniu.
Co to są 'wpisy nieistotne' które kierownik może pominąć?
Nie istnieje kategoria 'wpisów nieistotnych'. Każda istotna czynność budowlana wymaga wpisu. Co można kumulować w jednym wpisie: prace rutynowe tego samego dnia (murowanie ściany wschodniej i zachodniej jednego dnia = jeden wpis z zakresem). Czego nie można pomijać: odbiory etapów, zmiany projektu, przerwy technologiczne, problemy gruntowe, każda wizyta inspektora nadzoru.
Jak długo przechowywać dziennik budowy po zakończeniu budowy?
Dziennik budowy po zakończeniu budowy jest dołączany do dokumentacji powykonawczej. Przy zgłoszeniu zakończenia budowy (zawiadomienie PINB) i udzieleniu pozwolenia na użytkowanie — dziennik trafia do archiwum organu nadzoru budowlanego. Kopię należy przechowywać bezterminowo — jest dowodem w sprawach rękojmi, usterek i ewentualnych sporów przez cały czas eksploatacji budynku.
Czy inspektor nadzoru musi wpisywać do dziennika przy każdej wizycie?
Tak. Prawo budowlane nakłada na inspektora nadzoru inwestorskiego obowiązek dokonania wpisu w dzienniku przy każdej wizycie na budowie (art. 26). Brak wpisu inspektora = brak dokumentacji wizyty = brak dowodu wykonanej kontroli. W razie sporu z wykonawcą o jakość robót — dziennik budowy z wpisami inspektora jest kluczowym dowodem.
Co zrobić jeśli kierownik budowy nie wpisuje do dziennika regularnie?
Inwestor może: (1) Pisemnie wezwać kierownika do bieżącego prowadzenia dziennika (e-mail lub pismo z potwierdzeniem odbioru). (2) Zgłosić nieprawidłowość do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego (PINB). (3) Rozwiązać umowę z kierownikiem za niewykonanie obowiązku ustawowego — jest to podstawa do rozwiązania umowy z winy kierownika. Zanim podpiszesz umowę z kierownikiem, upewnij się że określa ona częstotliwość wpisów i konsekwencje za zaległości.